Cultuurhuis de Warande gaat voluit voor Gedeelde ticketing: Andy & Ruth aan het woord
Begin december ging cultuurhuis de Warande in Turnhout van start met Gedeelde ticketing! Samen met vijf partnerorganisaties, die wonen en werken in de Warande, zijn ze klaar voor een nieuw hoofdstuk en verzilverden ze hun ticket door in te stappen in Gedeelde ticketing. Zo willen ze blijven innoveren en de samenwerking binnen de Warande, met de partners en de regio, verder versterken en vergemakkelijken. Andy Van den Bliek (Coördinator ICT) en Ruth Geysen (Coördinator ticketing en marketing) zijn fans van het eerste uur en vertellen je alles over hun doorstart. Welkom Gedeelde ticketeers!
Hoe hebben jullie beslist om in te stappen in Gedeelde ticketing?
Andy: "Het is al van ergens in 2019 dat we de eerste stappen hebben gezet. Cultuurconnect nodigde een expertengroep uit om vanuit de visie van de sector zelf te vertrekken. Zo gingen we op werkbezoek bij een aantal cultuurcentra en huizen om hun werking te leren kennen, te analyseren en om zo ook alle verschillen beter te begrijpen. Enorm leerrijk. In elk huis zijn er toch altijd dingen bij te leren of andere manieren te ontdekken om dezelfde stappen uit te voeren.
Zelf stonden wij met de Warande vorig jaar voor de keuze van een nieuw ticketingsysteem en hebben we onze mogelijkheden bekeken en afgewogen. Dit project is volgens ons vooruitstrevend voor de sector en toekomstgericht de beste keuze om sterker te staan in onze noden en onze vragen verwezenlijkt te zien.'
Hoe verliep de voorbereiding en de aanloop naar de go-live?
Andy: "Voor Cultuurconnect was dit uiteraard al een geoefend proces en aangezien we hier een lang traject voor konden uittrekken, hadden we de tijd om dit goed voor te bereiden. Binnen de Warande kozen we ervoor om voor 2 van onze huispartners ook een omgeving op te zetten. Als projectleider heb ik hier ook de nodige voorbereidingen voor gedaan."
Ruth: "Ik geef toe dat het voor mij best pittig is geweest. Ik moest eerst het oude ticketingsysteem leren om dan de overstap te maken naar Tixly. Gelukkig werd ik op alle vlakken goed bijgestaan. Mijn belangrijkste taak was om de baliemedewerkers helemaal mee te krijgen in dit verhaal en hen te ondersteunen waar nodig. Ikzelf ben verantwoordelijk voor de input van alle evenementen en vorm dus ook de brug tussen ons artistiek team en de ticketbalie."
Wat betekent Gedeelde ticketing concreet voor Cultuurhuis de Warande?
Andy: "Intern met onze huispartners werd er bij ons al wel stevig samengewerkt, dit wordt administratief nog makkelijker nu. Handig aan Tixly zijn de verschillende vormen van samenwerken: als organisatie kan je zelf instellen op welk niveau je dit wil doen. Zo kunnen we organisaties eerst onder de vleugels van de Warande laten werken en hen ook op digitaal vlak ondersteunen. Naarmate organisaties groeien, kunnen ze samen met ons op eigen benen gaan staan. Tixly laat toe om die evolutie vlot te maken. Voor alle Warandepartners gebruiken we nu één cadeaukaart. Met die ene cadeaukaart kan je terecht bij verschillende partners, terwijl de afrekeningen achteraf eenvoudig verlopen via de rapportages in Tixly.
Verder zijn er nu meer en meer huizen in de sector die werken met Tixly, wat ervoor zorgt dat er ook een community is die van elkaar kan leren en bevindingen kan uitwisselen. We kijken ook uit om in maart een eerste keer aan te sluiten bij de productgroep Gedeelde ticketing."
Verder zijn er nu meer en meer huizen in de sector die werken met Gedeelde ticketing, wat zorgt voor een community die van elkaar kan leren en uitwisselen. We kijken ook uit om in maart een eerste keer aan te sluiten bij de productgroep Gedeelde ticketing.
Hoe hebben jullie de samenwerking met Cultuurconnect ervaren tijdens dit traject?
Ruth: "Toen het eerste ticket verkocht was, voelde ik wel een vorm van opluchting. We draaien weer. Nadien waren er hier en daar nog wel wat hindernissen om te overwinnen, maar dat komt helemaal goed. Ik heb de samenwerking als enorm fijn ervaren. Jotie en Emmelien namen telkens de tijd om mij wat extra uitleg te geven waar nodig en antwoordden geduldig voor de zoveelste keer op dezelfde vraag, als ik het dan toch weer vergeten was."
Andy: "Alsof het collega’s zijn waar je al jaren mee samenwerkt. Het was heel fijn dat de ondersteuning echt wel op maat was. De Warande is vergelijkbaar met heel wat andere cultuurhuizen, maar door de grootte af en toe ook weer niet, een hele uitdaging."
Waar kijk je nog naar uit voor de toekomst?
Ruth: "In mijn dubbele rol ticketing/communicatie ben ik heel benieuwd naar alle marketingmogelijkheden en sta ik te popelen om die basket rules uit te testen. Binnenkort heb ik daar nog een opleiding over."
Andy: "Met nieuwe software werken is altijd wel een beetje aanpassen en wat uitzoeken. Wat ook enorm fijn is om je interne werking hier en daar eens te herbekijken en daardoor ook te verbeteren. In die fase zitten we nu. Rapporten moeten we zeker nog op punt stellen, de basket rules moeten we nog beter uitpluizen, sommige integraties lijken anders waardoor we wat bepaalde processen intern herbekijken, … Hierna hopen we ons ook nog in vervolgtrajecten zoals de efficiëntere schoolprogrammering te kunnen engageren om ook dat deel van de werking beter op punt te stellen.
Vooral naar de bezoekers toe gaat er in de toekomst nog wel wat veranderen. We stappen na meer dan 10 jaar af van onze loting. Dat idee alleen al is spannend, maar we moeten ook kijken hoe we in een nieuw systeem onze trouwe klanten ook op andere en nieuwe manieren extra’s kunnen aanbieden."
Heb je nog een tip voor cultuurhuizen die Gedeelde ticketing overwegen?
Andy: "We hebben dat intern de tijd gegeven om uit te zoeken wat het beste matchte met onze noden. We maakten eerst een analyse van de functionaliteiten die wij zeker nodig hebben en vergeleken dit met meerdere pakketten. We hebben een aantal huizen opgebeld en gepolst naar hun ervaringen met de overstap en de software zelf. Dit is volgens mij een noodzakelijke stap om zeker ook binnen de organisatie iedereen mee te nemen in zo’n verhaal. Als je binnen dit proces ook graag Tixly in actie ziet, kom gerust eens langs om te kijken hoe wij er in de Warande mee werken. Altijd welkom."
