Compagnie Cecilia als eerste podiumhuis live met gedeeld ticketingsysteem: Marc Steens aan het woord
Compagnie Cecilia beet afgelopen maand als eerste podiumhuis van de pilootgroep Gent de spits af en lanceerde samen met Cultuurconnect een nieuw gedeeld ticketingsysteem. Zo kiest Compagnie Cecilia resoluut voor een betere klantervaring voor hun bezoekers en efficiëntiewinst voor hun interne werking dankzij de extra mogelijkheden in het systeem. Marc Steens, communicatieverantwoordelijke bij Compagnie Cecilia, blikt terug op een boeiend traject.
De nood aan samenwerking rond een innovatieve ticketingoplossing bracht podiumhuizen uit regio Zuidwest (Kortrijk), stad Gent en regio ZENDER (Pajottenland-Zennevallei) in 3 clusters bij elkaar. De komende maanden wordt het nieuwe gedeelde ticketingsysteem samen met Cultuurconnect en leverancier Tixly stapsgewijs concreet geïmplementeerd. In februari schakelden ook twee huizen uit regio Zuidwest over op Tixly: op 21 februari was het de beurt aan CC Wevelgem en op 27 februari ging Schouwburg Kortrijk live.
Hoe liep het project tot nu toe?
Marc: "Het traject staat al een tijdje in de steigers. Dat op zich is al boeiend omdat je ervaringen kunt uitwisselen met collega’s over mogelijke obstakels, opportuniteiten, nieuwe ontwikkelingen … waar we in onze job mee te maken krijgen. Voor Compagnie Cecilia verliepen de voorbereiding en aanloop heel vlot. Wat daarbij zeker hielp, waren de mijlpalen die in onderling overleg werden afgesproken zodat er bij elke stap duidelijke deadlines en deliverables waren."
Wat betekent dit pilootproject concreet voor Compagnie Cecilia?
Marc: "Voor Compagnie Cecilia kwam het pilootproject op een uitgelezen moment omdat het perfect paste binnen onze plannen voor verdere digitale ontwikkeling. Na meer dan 5 jaar waren we toe aan een nieuwe website. Ideaal dus om die te kunnen lanceren samen met een nieuw ticketingsysteem én aan het begin van een nieuwe subsidieperiode. Het zette ons ook aan om alles in vraag te stellen en onder de loep te nemen."
Waarom is deze stap voor jullie belangrijk?
Marc: “De voorbije jaren is onze werking enorm geëvolueerd. 5 jaar geleden waren we nog voornamelijk een producerende organisatie. Nu zijn we een heuse theatergemeenschap en programmeren we naast onze eigen voorstellingen tijdens lange speelreeksen in Gent ook het werk van collega’s. Die receptieve werking komt bovenop de producerende functie en vereist een andere aanpak. Ons oude ticketingsysteem, dat we indertijd zelf lieten ontwikkelen, voldeed niet langer aan onze behoeften. Het antwoord op onze vragen en vereisten vonden we in het nieuwe ticketingsysteem dat we op 19 januari lanceerden.”
Hoe reageren collega's en bezoekers op het ticketingsysteem?
Marc “Intern zijn we alvast heel enthousiast over de omschakeling: een heldere rapportage, een vlotte verkoopsflow en behoorlijk wat mogelijkheden om nog gerichter te communiceren met onze bezoekers. Afgelopen weekend kregen we meteen een stevige test voorgeschoteld toen we een voorstelling van De jager-verzamelaar moesten annuleren wegens ziekte. Met een druk op de spreekwoordelijke knop konden we meteen een mail uitsturen naar onze ticketkopers om hen te informeren over de annulatie. Het omboeken naar de nieuwe datum verliep vlekkeloos en wie niet kan komen, krijgt zijn of haar geld teruggestort. Bezoekers kunnen via hun profiel in het nieuwe ticketingsysteem zelf beheren of ze hun geld terug willen of naar een nieuwe voorstelling komen.
Een blik op de toekomst
Marc: “Wat ons betreft is dit nog maar de eerste stap. Het systeem doet voor ons perfect wat we wensen, maar de samenwerking met andere organisaties in het Gentse kunstenlandschap binnen dit pilootproject is essentieel voor de toekomst. Dat moet ons op termijn toelaten om vlot een gezamenlijke ticketingverkoop op te zetten bijvoorbeeld, maar wel met respect voor de eigenheid van elke werking. Onze noden op het vlak van ticketing verschillen soms van andere partners, maar het is wel belangrijk dat we op dat vlak vlot kunnen samenwerken en dat mogelijke obstakels uit de weg worden geruimd.”
Lees meer over Digitaal Podium
