Wat te verwachten van de overstap naar het nieuwe Bibliotheeksysteem?

bib
4
31/03/19
Deel dit artikel:
Thumbnail

In Limburg sloten de voorbije week 30 bibliotheken 5 dagen lang de deuren. Niet voor een collectieve vakantie naar een tropisch paradijs, maar voor de grote oversteek naar het nieuwe Bibliotheeksysteem. Leners werden op de hoogte gebracht, bibliotheekmedewerkers zetten zich schrap - en wij ook. Terwijl leners hun boekenheil tijdelijk elders vonden, bijvoorbeeld in leeshoeken in het stadhuis, trad het nieuwe systeem succesvol in werking. 

Daarmee is Limburg de eerste provincie die migreerde naar het nieuwe Bibliotheeksysteem. Wat we leerden uit de feedback van Bree, Opglabbeek, Genk en de andere Limburgse bibs, nemen we mee naar de volgende migraties in Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen, Brussel, Vlaams-Brabant en Antwerpen (in chronologische volgorde). Benieuwd wat je er zelf van moet verwachten, wat jouw bib zal moeten doen en hoe je je kan voorbereiden? 

Huiswerk maken

Eerst en vooral krijgt jouw bib wat huiswerk. Waan je je weer helemaal terug op de schoolbanken en breekt het koude zweet je uit bij het horen van het woord ‘huiswerk’? Geen nood. Wij vullen vooraf al een deel in voor jou. Als het huiswerk af is, komen we langs op “huiswerkbezoek” om zeker te zijn dat we elkaar volledig begrijpen. Wij checken alles nog eens en stoppen alle informatie in het systeem. Zo ben je klaar voor de overstap.

Conversie testen

Bij een conversie belanden alle gegevens idealiter op de juiste plek in het nieuwe Bibliotheeksysteem. Jouw bibliotheek duidt een medewerker aan, die bij de conversie mee checkt of alle gegevens over de leners goed zijn doorgekomen. Die medewerker ontvangt daarvoor een stappenplan. Wij doen ook nog een tweede test, waarvoor je bibliotheek niets hoeft te doen.

Systeem inrichten

Om het systeem van elke afzonderlijke bib in te richten, wordt het Cultuurconnect-team versterkt door ambassadeurs. Dit zijn bibliotheekmedewerkers die een grondige opleiding krijgen. Zij zijn als het ware de binnenhuisarchitecten van het nieuwe systeem. Ze dalen af tot in de diepste krochten van het systeem en leren het kennen als hun eigen broekzak. Eens ze de achterkant voldoende kennen, helpen ze hun eigen en andere bibliotheken met de inrichting ervan. 

Wie wordt ambassadeur? Per migratiegolf kunnen zich tot 6 mensen (meestal applicatiebeheerders) kandidaatstellen op de kick-off. De ambassadeurs springen niet alleen bij voor bibliotheken in hun eigen golf, maar helpen in ware Baywatch-stijl bibliotheken over de golven heen. Limburgse ambassadeurs zullen dus ook paraat staan voor de inrichting van de Oost-Vlaamse bibliotheken, en zo verder.

Opleidingen volgen

Eén persoon per bib volgt een testersopleiding. Daarin leer je hoe je de datatesten en de zelfuitleentesten moet uitvoeren. Deze opleiding duurt 1 dag. Bij de datatesten ga je na of titels, exemplaren, leners en openstaande transacties goed zijn doorgekomen in het nieuwe systeem. Voor de zelfuitleentesten contacteer je de leverancier van je zelfuitleentoestel. Samen met de leverancier doe je een grondige check, aan de hand van testscenario’s die we je bezorgen tijdens de opleiding. Onze servicedesk is op dat moment uiteraard bereikbaar in geval van problemen en vragen. 

Daarnaast krijgt jouw bib nog een vierdaagse opleiding voor info over klanten, balie, catalografie, bestellen en exemplaren, tijdschriftenadministratie, vestigingsbeheer en noodprocedure. Je hoeft hier geen vier dagen aan te spenderen met de volledige bibliotheekbemanning. We werken volgens het train-the-trainerprincipe: enkele afgevaardigden per bibliotheek volgen de opleiding. Zij geven alle informatie en het (on- en offline) lesmateriaal door aan hun collega’s. 

Live gaan

Voor het live gaan doen we een export van het oude systeem in drie delen. Vanaf het tweede deel van de export moet de bib een tijdje sluiten tot het moment van het live gaan - in Limburg was dit ongeveer een week. Bereid je hierop voor en vergeet je publiek niet te verwittigen via de website en in de bib. 

Wij langs onze kant hechten belang aan nazorg en support. Op de momenten van live gaan bieden we steeds zo veel mogelijk ondersteuning. Als er problemen zijn, bereik je ons vlot via de Cultuurconnect-servicedesk. Onze medewerkers staan paraat en helpen je zo goed en snel mogelijk.

Auteur
Thumbnail

Charlotte Tournicourt

Projectmanager Bibliotheeksysteem