Nieuws over het Bibliotheeksysteem

Volg alle fases van de implementatie van het Bibliotheeksysteem op de voet. Hier houden we je op de hoogte over de laatste aanpassingen, beslissingen, updates, releases....

Februari 2019 - Het Bibliotheeksysteem lanceerde succesvol

Er breken boeiende tijden aan voor de basisinfrastructuur van jouw bibliotheek. De eerste Bibliotheekwebsites lanceerden succesvol en de eerste bibliotheken namen het nieuwe Bibliotheeksysteem in gebruik. De positieve reacties vloeien binnen!

Begin 2018 namen we de Provinciale Bibliotheeksystemen over en startten we de implementatie van één Bibliotheeksysteem. De data uit Open Vlacc werd succesvol aangesloten, de eerste migratiegolf is gestart in Limburg, drie bibliotheken werken alvast succesvol met het nieuwe systeem, 28 andere Limburgse bibliotheken volgen eind maart. In 2022 zullen alle bibliotheken aangesloten zijn op het nieuwe systeem.
 
Hier in Bree zijn we alvast heel blij met de nieuwe bibliotheekwebsite en -systeem. Alles valt op zijn plaats en vormt stilaan één geheel. Veel losse spaghettisliertjes zijn al verdwenen en vervangen door een sterke bundel van diensten. - Annemie Arras, bibliothecaris Bibliotheek Bree

Enkele voordelen van het nieuwe Bibliotheeksysteem:

  • Heel wat werkprocessen achter de schermen van de bibliotheek worden eenvoudiger en efficiënter, een paar voorbeelden die medewerkers van bibliotheken die al live zijn aanhalen:
    • Overzichtelijke afhandeling van reserveringen, mails en brieven naar leners;
    • Het bibliotheeksysteem integreert de titelbeschrijvingen uit Open Vlacc in jouw catalogus en suggereert de plaatsing van een nieuwe exemplaar in jouw bibliotheek;
    • Het bibliotheeksysteem selecteert en suggereert de beschikbare abonnementen bij het inschrijven van een nieuwe lener;
    • Het beheer en ontvangen van tijdschriftabonnementen en bestellingen wordt eenvoudiger;
    • Je kan voor een collectiedeel het plaatskenmerk en/of de kast in één beweging aanpassen. Handig bij een verhuis of reorganisatie!
    • Materialen worden automatisch afgeschreven wanneer de nota materiaalvergoeding wordt betaald;
    • ...
  • De interactie met de lener wordt vlotter en hedendaagser, een paar voorbeelden die de medewerkers van bibliotheken die al live zijn aanhalen:
    • Items die net zijn ingeleverd kunnen de status “Net binnen” krijgen. Zo weet de volgende geïnteresseerde lener dat die nog niet in het rek moet gaan kijken.;
    • Je kan als lener opgeven als je bij de balie of aan de zelfuitleenautomaat graag verwittigd wordt als je iets leent dat je al eens eerder leende;
    • Je kan een betaling uitstellen naar een latere datum.Tot deze datum wordt de lener niet geblokkeerd en verschijnt de boodschap dat er nog een openstaand bedrag is voor deze lener niet meer in Wise of aan de zelfuitleen;
    • Is je lener zijn bibliotheekpas kwijt? Geen probleem, je kan die vlot blokkeren. Vindt de gebruiker zijn pas later terug, dan kan je die opnieuw activeren;
    • ...
  • Door het aansluiten op een gemeenschappelijk systeem speelt het schaalvoordeel:
    • Het systeem wordt stabieler, en kan efficiënter en goedkoper worden beheerd;
    • Vernieuwingen kunnen sneller worden uitgerold. Er staan heel wat vernieuwingsprojecten op stapel komende jaren;
    • Bibliotheken die dat wensen kunnen veel nauwer gaan samenwerken, zowel voor als achter de schermen.
    • ...

Kinderen die boeken uitlenen in de bib met het het nieuwe bibliotheeksysteem

Januari 2019 - Bree gaat vandaag als eerste live met het nieuwe Bibliotheeksysteem

Na een voortraject van enkele jaren en een intensieve 'proof of concept'-fase is het zover:
bibliotheek Bree start vandaag 14 januari als eerste met het nieuwe Bibliotheeksysteem! Alle instellingen en parameters werden ingericht, de data van titels, exemplaren, leners en circulatie werden overgezet en tot slot kregen de bibmedewerkers vorige week een uitgebreide opleiding. Zo is Bree klaar om als pionier in het Bibliotheeksysteem uit te lenen. De trein is nu echt vertrokken!

"Onze bib springt graag mee als eerste op de trein, al betekent dit ook nog de eerste kinderziektes opsporen. We werken nauw samen met Cultuurconnect om de nodige feedback te verzamelen om het migratieproces en de opleiding op punt te stellen." (Annemie Arras, bib Bree)

Naast Bree zijn ook Opglabbeek (deel van de nieuwe fusiegemeente Oudsbergen) en Genk pioniers voor het nieuwe Bibliotheeksysteem, hun lancering is gepland op 23 januari en 4 februari. We houden deze eerste lanceringen nog even low-profile, zonder toeters en bellen, zodat we met zijn allen kunnen leren uit de eerste feedback van leners en bibliotheekmedewerkers. Intussen werken we ook volop aan de migratie van het Provinciaal Bibliotheeksysteem met 29 Limburgse bibliotheken.

Januari 2019 - Catalografie in het nieuwe Bibliotheeksysteem

Open Vlacc (met uitzondering van tracks en artikels) wordt volledig ingeladen in het Bibliotheeksysteem. Bij de migratie van een bibliotheek proberen we maximaal titels uit het te migreren systeem te ‘matchen’ met Open Vlacc titels. Lees hier alles over de migratie, invoer van nieuwe titels, het aanvullen van titels, het onderhoud en dergelijke. 

Lees meer

Januari 2019 - Twee nieuwe collega's in het team

Komen mee aan boord: Daphné Willems en Merijn Callens, onze nieuwe projectmedewerkers voor het Bibliotheeksysteem. Zij zorgen er de komende maanden en jaren mee voor dat jullie vlot kunnen overstappen op het nieuwe systeem. Voorheen werkten ze respectievelijk in de bibliotheken van Oostende en Molenbeek, ze zijn dus perfect geplaatst om ook jullie bibliotheek in te richten in Wise. Welkom! 

Thumbnail

Oktober 2018 - Het nieuwe bibliotheeksysteem in cijfers:

  • 7 servers
  • Waarop 140 systeemtabellen en lokale tabellen werden geconfigureerd
  • Voor 16 proefbibliotheken, samen goed voor 58 vestigingen
  • 1.943.115 titels uit Open Vlacc werden opgeladen naar Wise
  • Bij het opladen van de titels uit de 16 proefbibliotheken matchte gemiddeld 75%
  • 795 velden uit Aleph, Brocade, Bidoc en Vubis werden geanalyseerd en kregen een plaats in Wise.
  • 10 softwares van 6 leveranciers van zelfuitleenautomaten werden getest in 8 bibliotheken, via 59 testscenario's
  • 31 Limburgse bibliotheken waren aanwezig op de kick-off van de eerste migratiegolf 

Oktober 2018 - Limburg bijt de spits af 

Na de Proof of Concept-fase kunnen we met een gerust hart verder naar de volgende fase: de eerste migratiegolf van jullie systemen naar het nieuwe bibliotheeksysteem. De komende zes maanden zetten we alle data van PBS Limburg en de bibliotheken van Genk, Bree en Opglabbeek over naar het Bibliotheeksysteem, en gaan we live. Klik hier om te weten hoe zo'n migratiegolf in het werk gaat.

September 2018 - Proof of Concept-fase afgerond

schematische weergave van de hele fase

De Proof of Concept-fase van het nieuwe Bibliotheeksysteem is geslaagd. We grepen de zomer aan om de laatste werkzaamheden voor de migratie aan te pakken. Alle basisvereisten of “deliverables” om door te gaan naar de volgende fase zijn getest en goedgekeurd. 

Een overzicht

September 2018 - Getest: koppeling met zelfuitleenautomaten


De zelfbedieningsautomaten in Vlaamse bibs zijn van verschillende leveranciers en werken met verschillende software. De ene bib werkt enkel met een uitleentoestel, de andere heeft dan weer een betaalautomaat, inleversleuf of sorteerrobot. We testten de koppeling met het Bibliotheeksysteem op zoveel mogelijk automaten van zoveel mogelijk leveranciers.

Lees meer

Juli 2018 - Stilte voor de storm, de laatste voorbereidingen voor de eerste migratiegolf

Wij grijpen de zomer alvast aan om ons terug te trekken in de schaduw en de laatste werkzaamheden voor de migratie aan te pakken.

  • Zelfuitleentoestellen testen
  • Controle van de laatste proefconversies
  • maatwerk testen

In september laten we je weten of OCLC|HKA aan alle voorwaarden en voorbereidingen binnen de Proof of Concept voldoet en we verder met hen in zee kunnen. Als dat zo is, starten we in oktober met de eerste migratiegolf van jullie systemen naar het nieuwe bibliotheeksysteem… We nemen hiervoor contact op met de bibliotheken uit de eerste golf na de zomer. Alle gemeentebesturen en bibliotheken krijgen in september sowieso een brief over het nieuwe Bibliotheeksysteem met uitleg over de migratievogorde, de IT-richtlijnen en de samenwerkingsopties.

Juli 2018 - Expertenbezoek aan Tilburg over hun ervaringen met het nieuwe bibliotheeksysteem (Wise)

Onze expert-bibliotheekmedewerkers trokken op 18 juni naar de Bibliotheek Midden-Brabant te Tilburg om daar te horen hoe de bibliotheek de migratie van Vubis naar Wise beleefde en wat hun ervaringen zijn met de bibliotheeksoftware. In deze video vertellen ze over hun bevindingen.

 

Juni 2018 - Het Bibliotheeksysteem on tour

Op onze provinciale roadshows geven we je de laatste updates over het Provinciaal Bibliotheeksysteem en het nieuwe Bibliotheeksysteem. We hebben het over de proof of concept, het inspraakmodel en enkele belangrijke beslissingen. Hieronder vind je de praktische details voor de roadshow in jouw provincie:

  • Limburgse bibs: 22/6 (namiddag) - Bibliotheek Hasselt Limburg, vestiging Kuringen (georganiseerd door Bibliotheekvereniging Limburg)
  • Oost-Vlaamse bibs: 25/6 (voormiddag) - Bibliotheek Gent
  • West-Vlaamse bibs: 25/6 (namiddag) - Bibliotheek Oostende 
  • Antwerpse bibs: 26/6 (voormiddag) - Bibliotheek Antwerpen-Permeke
  • Vlaams-Brabantse en Brusselse bibs: 29/6 (voormiddag) - Cultuurconnect, Priemstraat 51, Brussel 

Juni 2018 - Een drukke agenda voor het expertenteam

Het expertenteam - 50 bibliotheekmedewerkers die meedenken over het Bibliotheeksysteem - zit niet stil. Op 15 en 17 mei kreeg een 25-tal van hen een opleiding in de modules voor baliewerk en klantenadministratie van Wise.

Nu volgen er in juni drie intensieve bijeenkomsten. Op 7 juni buigen de experten zich over de implicaties van een gedeeld lenersbestand en worden er onder andere workflows uitgewerkt voor klasuitleningen en het opvolgen van langdurig onbetaalde bedragen. Op 18 juni discussiëren we met de expert-bibliotheekmedewerkers over het samenwerkingsmodel tussen bibliotheken tijdens een studiereis naar Bibliotheek Midden-Brabant (Tilburg). Op 29 juni nemen ze dan weer enkele aspecten van de catalografiemodule onder de loep. Tijdens de zomermaanden rusten ze even uit, om er in september weer in te vliegen! 

Juni 2018 - Nederlandse collega's op bezoek

Op 5 juni hadden we het met de collega’s van de Koninklijke Bibliotheek van Nederland over de architectuur en governance van ons eengemaakt bibliotheeksysteem. In Nederland broeden ze op gelijkaardige plannen. 

Afgelopen weken ontvingen we wel meer bezoek uit Nederland. Op 15 mei hadden we nog een overleg met collega’s van de provinciale serviceorganisaties van Cubiss (Limburg en Brabant) en Bisc (Utrecht) over de aanpak van het eengemaakt bibliotheeksysteem en mekaars innovatiestrategie.

Mei 2018 - Driedaags overleg met OCLC|HKA in Eelde

Van 7 tot 9 mei was een deel van het EBS-team van Cultuurconnect in Eelde bij leverancier OCLC-HKA voor een driedaags overleg. We hadden het onder meer over de implementatie en ontwikkeling van de functionele eisen voor collectie, leners en circulatie, en over de principes voor samenwerkingsvormen, eengemaakt lenersbestand, barcodes/pasnummers, inhoudelijke ontsluiting en plaatsing. Al deze onderwerpen komen ook aan bod tijdens de expertenbijeenkomsten in juni. 

April 2018 - Stuurgroep gemeenschappelijke basisinfrastructuur digitale bibliotheek

Op 26 april stelde de Raad van bestuur van Cultuurconnect de stuurgroep samen om in het nieuwe inspraakmodel van Cultuurconnect beslissingen te nemen over het Bibliotheeksysteem, Bibliotheekwebsites en Open Vlacc. Een eerste bijeenkomst is gepland op 22 mei. De samenstelling van de stuurgroep vind je hier. In de loop van de maand mei informeren we je over het nieuwe inspraakmodel en het komt ook aan bod in onze provinciale roadshows in juni (data volgen snel).

April 2018 - Kennismakingsronde tussen Cultuurconnect en OCLC|HKA afgerond

Oorspronkelijk stond de proof of concept-fase van het eengemaakte Bibliotheeksysteem gepland van 1 januari tot 30 juni 2018. In overleg met leverancier OCLC|HKA heeft Cultuurconnect vooraf een kennismakingsronde van 3 maanden ingebouwd tussen 1 januari en 30 maart. In die periode ging veel tijd en aandacht naar opleiding en projectorganisatie. De proof of concept-fase loopt nu intens tot 30 september 2018. De impact op de planning van de volgende fasen betekent in principe een verschuiving van 3 maanden. Het is mogelijk dat die 3 maanden tijdens de volgende fasen weer worden ingelopen.

April 2018 - Expertengroepen maken kennis met Wise

Je las het al in de vorige nieuwsbrief: we kregen massale reacties op de oproep voor de expertengroep van EBS. Dankjewel! Een eerste groep experten kreeg op 17 en 19 april een opleiding over de uitleenmodule in Wise, een tweede groep volgt op 15 en 17 mei. Op 18 juni gaan de experten op werkbezoek in bibliotheek Midden-Brabant in Tilburg. Tussendoor zijn er bijeenkomsten gepland over de inrichting van het bibliotheeksysteem. Enkele fijne reacties van experten: 

"Na twee dagen opleiding ben je snel vergeten dat je ooit met een ander bibliotheeksysteem hebt gewerkt." - Steven Van Hissenhoven, Bilzen

"Het nieuwe bibliotheeksysteem brengt met transparante boodschappen duidelijkheid voor iedereen." - Birgit Vanackere, Wilrijk

"De opleiding was niet bedoeld om morgen in de bib mee aan de slag te gaan, maar om voldoende inzicht in Wise te krijgen, straks met de experten het systeem op maat van de Vlaamse bibliotheken te maken en eensgezindheid na te streven. In dat opzet is deze opleiding geslaagd." - Wim Maes, Lommel

April 2018 - Een 'nieuwe' naam

Eind 2017 vroegen we je om mee na te denken over een naam voor het Eengemaakt Bibliotheeksysteem. Er kwamen maar liefst 161 voorstellen binnen! Na overleg kozen we eenvoudigweg voor -trommelgeroffel- Bibliotheeksysteem (zonder Eengemaakt ervoor). 

Kort en krachtig. Omdat dit deel zal uitmaken van de gemeenschappelijke basisinfrastructuur digitale bibliotheek, zochten we een naam die in het lijstje past en de dienst goed beschrijft (gemeenschappelijke basisinfrastructuur digitale bibliotheek = Bibliotheeksysteem + Bibliotheekwebsites + Centrale catalografie Open Vlacc).

Dank voor jullie creativiteit en enthousiasme, het was een groot plezier om door jullie inzendingen te gaan!

April 2018 - Vraag naar aansluiting niet-PBS bibliotheken

Op 9 maart vroeg Cultuurconnect met een brief aan de 57 openbare bibliotheken die niet zijn aangesloten op een provinciaal bibliotheeksysteem of en wanneer ze willen instappen op het EBS. 32 bibliotheken gaven al aan dat ze willen instappen in EBS. In overleg met de stuurgroep wordt eind juni een voorlopige planning gemaakt om de niet-PBS bibliotheken in te delen in de bestaande 6 migratiegolven.

Maart 2018 - Uitbreiding van het expertenteam

Na een oproep in onze EBS nieuwsbrief voor de versterking van het expertenteam, kwamen we tot een evenwichtige groep van 50 bibliotheekmedewerkers uit grote en kleine bibliotheken, verspreid over heel Vlaanderen. Naast de 30 “oude” experten zullen nu ook extra “kersverse” afgevaardigden uit de volgende bibliotheken bij ons aansluiten: Antwerpen, Wilrijk, Edegem, Kapellen, Turnhout, Jette, Muntpunt, Bibliotheek Hasselt Limburg, Halen, Aalst, Deinze, Sint-Niklaas, Wetteren, Zingem, Asse, Oud-Heverlee, Overijse, Houthulst & Lo-Reninge, Tielt, Brugge en Zonnebeke. Welkom!
De experten krijgen in april een tweedaagse opleiding in Wise, brengen op 15 mei een bezoek aan de bibliotheek van Tilburg en in mei-juni staan enkele intensieve vergaderdagen op de agenda. 

Maart 2018 - Uitbreiding van het Cultuurconnect-team

Charlotte Tournicourt zal als projectmanager haar schouders zetten onder enkele van de ontwikkelplannen en van de 10 grote innovatieprojecten die de komende jaren worden uitgerold. Vanuit haar vorige werkervaringen bij publiq en de campusbibliotheken van AP Hogeschool in Antwerpen, kent ze het reilen en zeilen in een bibliotheek en weet ze perfect hoe je IT-projecten in goede banen moet leiden. 

Maart 2018 - Oproep stuurgroep basisinfrastructuur digitale bibliotheek

Voor het project Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) gingen we op zoek naar een twintigtal gemotiveerde kandidaten voor een nieuwe stuurgroep die de volledige ‘basisinfrastructuur digitale bibliotheek’ zal aansturen. De ‘basisinfrastructuur digitale bibliotheek’ bestaat uit:

  • het Eengemaakt Bibliotheeksysteem

  • de Bibliotheekwebsites (inclusief catalogus en Mijn Bibliotheek)

  • Open Vlacc

  • het Basispakket verrijkende content

De stuurgroep is onderdeel van een nieuw coöperatief inspraakmodel dat Cultuurconnect opzet voor al zijn diensten. De stuurgroep vervangt de eerdere stuurgroep Bibliotheekportalen, stakeholdersgroep EBS en evaluatiecommissie basispakket, en wordt voorgezeten door de directie van Cultuurconnect. In mei wordt deze stuurgroep bekendgemaakt.

Januari 2018 - Contract tussen Cultuurconnect en OCLC|HKA is getekend

Begin januari 2018 werd het lijvige contract tussen Cultuurconnect en OCLC|HKA getekend. Een mooi eindejaarscadeautje! 

December 2017 - Contract tussen Sven Gatz en Cultuurconnect is getekend

Minister Sven Gatz ondertekende een overeenkomst met Cultuurconnect voor de uitbouw van het eengemaakte bibliotheeksysteem in december. Hiermee is het officiële startsein voor de ontwikkeling van het eengemaakte bibliotheeksysteem gegeven.

September 2017 - Overheidsopdracht gegund aan OCLC BV met derde entiteit HKA

Op 7 september werd de overheidsopdracht 'Eengemaakt Bibliotheeksysteem' gegund aan OCLC BV met derde entiteit HKA. Met de gunningsbeslissing komt het einde in zicht van een lang en intensief proces met tientallen werkbezoeken, workshops, infosessies en expertengroepen met honderden aantal bibliotheekmedewerkers, en bereiken we een belangrijke mijlpaal in de vernieuwing van de digitale basisinfrastructuur voor de Vlaamse openbare bibliotheken. 

Februari 2017 - Selectiefase afgerond

Tot eind januari 2017 konden potentiële leveranciers zich aanmelden. Vijf van de negen door naar de volgende ronde: de gunningsfase. De vijf kregen midden maart het lastenboek met de uitnodiging om een offerte in te dienen tegen midden mei. Het ging om volgende kandidaten:

  • Consortium Brocade Library Services NV met derde entiteiten Cipal Schaubroeck en IMEC

  • Consortium Cevi-Infor
  • KU Leuven RD met derde entiteit ExLibris
  • OCLC BV met derde entiteit HKA
  • Systematic

December 2016 - 30 experten geven het EBS lastenboek mee vorm

Het projectteam ontwarde samen met 30 expert-bibliotheekmedewerkers specifieke knopen. Samen bepaalden ze hoe onderwerpen in het lastenboek opnemen werden.